To Τμήμα Δημοσίων Συμβάσεων της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας είναι υπεύθυνο για τη διεκπεραίωση όλων των διαδικασιών που απαιτούνται από την προκήρυξη μέχρι και την ολοκλήρωση μίας σύμβασης, σύμφωνα με τις πρόνοιες του εκάστοτε σε ισχύ Νόμου περί Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων και τους εκάστοτε σε ισχύ Κανονισμούς που εκδίδονται με βάση αυτόν.
Έχει την ευθύνη για:
1. Την ετοιμασία του ετήσιου προϋπολογισμού σε συνεργασία με την Διεύθυνση, την Αποθήκη Πυροσβεστικής Υπηρεσίας, το Λογιστήριο.
2. Εξασφάλιση των απαραίτητων πιστώσεων πριν από την προκήρυξη Διαγωνισμού.
3. Παραλαβή και διεκπεραίωση όλης της αλληλογραφίας που αφορά τις προσφορές.
4. Ετοιμασία Τεχνικών Προδιαγραφών σε συνεργασία με Τεχνικές Επιτροπές οι οποίες συνθέτονται για κάθε προμήθεια.
5. Ετοιμασία και προκήρυξη Εγγράφων Διαγωνισμού.
6. Ανάρτηση των εγγράφων διαγωνισμού στην επίσημη ιστοσελίδα του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων του Γενικού Λογιστηρίου (e-procurement).
7. Απάντηση σε διευκρινήσεις που μπορεί να ζητηθούν από Οικονομικούς Φορείς (ADDENDUM).
8. Άνοιγμα και παραλαβή Προσφορών που υποβλήθηκαν.
9. Ορισμός Επιτροπής Αξιολόγησης μετά από έγκριση του Αρχιπύραρχου.
10. Αξιολόγηση Προσφορών.
11. Σύνθεση Έκθεσης Αξιολόγησης και υποβολή της στον Αρχιπύραρχο ή στο Συμβούλιο Προσφορών αναλόγως.
12. Γνωστοποίηση των αποτελεσμάτων, τόσο στον επιτυχόντα όσο και στους μη επιτυχόντες οικονομικούς φορείς.
13. Ετοιμασία Συμβολαίων.
14. Επιστροφή Εγγυητικών.
15. Διορισμός Συντονιστή Σύμβασης, ο οποίος έχει την ευθύνη για παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης της σύμβασης, με σκοπό να βεβαιώνεται κατά πόσο τηρούνται πιστά οι όροι του συμβολαίου που υπογράφηκε.
16. Παραλαβή και δοκιμή όλων των προμηθειών σύμφωνα με τα Έγγραφα Διαγωνισμού.
17. Ετοιμασία Πιστοποιητικού Παραλαβής.
18. Ενημέρωση Αναδόχου για Εγγύηση Καλής Λειτουργίας.
Τα πιο πάνω αποτελούν ενδοτμηματικές διαδικασίες, οι οποίες σε καμία περίπτωση θα αντιστρατεύονται τον εκάστοτε σε ισχύ Νόμο περί Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων και τους Κανονισμούς που εκδίδονται με βάση αυτόν.
ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ
Τα έγγραφα των Ανοικτών Διαγωνισμών που θα προκηρύσσονται από την Πυροσβεστική Υπηρεσία θα διατίθενται δωρεάν, μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, μέσω της ιστοσελίδας του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Συμβάσεων (www.eprocurement.gov.cy) σύμφωνα με τις πρόνοιες των Κανονισμών ΚΔΠ 249/2009 για τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων.
Η εξασφάλιση των εγγράφων θα γίνεται ηλεκτρονικά από την ιστοσελίδα www.eprocurement.gov.cy αφού καταχωρήσετε όνομα και κωδικό (username και password) χρήστη.
Οποιαδήποτε αλληλογραφία για τους διαγωνισμούς σχετικά με σχόλια, διευκρινήσεις, διορθωτικά κλπ. θα γίνονται μόνο μέσω της ιστοσελίδας τόσο από πλευράς αναθέτουσας αρχής όσο και από τους οικονομικούς φορείς και σύμφωνα με τους όρους του εκάστοτε διαγωνισμού.
Επισημαίνεται ότι η υποβολή προσφορών θα συνεχίσει να γίνεται όπως μέχρι τώρα σε έντυπη μορφή στα κιβώτια προσφορών, σύμφωνα με τα έγγραφα των διαγωνισμών.